Buzzi Laboratorio di Analisi

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Flusso ingressi

(estratto da PG23 rev.10 Emesso da RSQ r.barsi, Verificato e Approvato da RL g.bartolini)

Lo schema rappresenta, graficamente ed in forma sintetica, il flusso delle attività del LABORATORIO BUZZI dalla ricezione dei campioni e delle richieste di prove analitiche fino alla consegna del rapporto di prova e/o eventuale relazione tecnica.


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

RICEZIONE CAMPIONI

1) i campioni da analizzare possono essere inviati al LABORATORIO BUZZI per posta, corriere o consegnati direttamente allo sportello della Segreteria Tecnica.
Per poter attivare la procedura di analisi occorre che il committente, i campioni, nonché le prove da effettuare siano individuati con esattezza e che sia compilato il modulo Richiesta Prove Analitiche che corrisponde al contratto tra Committente e Laboratorio e all'Ordine di lavorazione. I committenti che hanno configurato il proprio account sul portale WEB del laboratorio (accesso dall’area clienti o da http://analisi.buzzilab.it), possono fare le richieste di analisi direttamente dal portale WEB; all’arrivo dei campioni con il numero di richiesta WEB, la segreteria provvede a redigere il modulo Richiesta Prove Analitiche e l'Ordine di lavorazione;
2) per garantire l'anonimato del campione con il committente nei reparti di analisi, tutti i campioni ricevuti sono "marcati" con etichette adesive che riportano un numero univoco che individua il campione, un'eventuale descrizione e la data dell'ingresso. In caso di tessuti l'etichetta deve essere attaccata sul diritto "D" ed in modo tale che la sua lettura indichi il verso dell'ordito "Long"; tali informazioni sono richieste dalla Segreteria Tecnica al committente.
Qualora i campioni da analizzare siano costituiti da prodotti chimici puri e/o formulati, ausiliari tessili di vario tipo sia in forma liquida che solida, concentrati o diluiti, devono essere accompagnati dalla relativa scheda di sicurezza o, in sua assenza, dalla scheda tecnica. Se questi tipi di documenti non sono disponibili, il committente è tenuto a fornire adeguata attestazione della natura chimica del prodotto, della provenienza e degli eventuali rischi connessi alla sua manipolazione;
3) il ricevente stampa l'ordine di lavorazione e lo deposita, insieme al campione, identificato con l'etichetta adesiva, in un armadio in attesa del prelievo da parte dei reparti di analisi.

ANALISI DEI CAMPIONI

4) i Tecnici Operatori dei vari reparti prelevano i campioni in ordine cronologico portandoli nell'area di ricezione del proprio reparto per la preparazione ed ambientamento; insieme ai campioni da analizzare, ricevono l'ordine di lavorazione (copia dell'ingresso senza nome committente) sul quale sono elencate tutte le prove da effettuare, stampano il "foglio di lavorazione" specifico per ciascuna prova da effettuare ed iniziano l'attività di analisi;
5) sui fogli di lavorazione vengono annotati: data, nome operatore, numero analisi cui si riferisce, codice campione, visto dell'operatore.
Dopo che il responsabile delle prove ha verificato i risultati dei fogli di lavorazione, vengono predisposti i Rapporti di Prova ed inviati alla Segreteria Tecnica.

RAPPORTO DI PROVA

6) Il Rapporto di Prova è costituito da una prima pagina composta da quattro sezioni.
La prima sezione contiene: N° richiesta d'analisi, le date principali (ricevimento, inizio e fine analisi, emissione rapporto) ed i dati anagrafici del committente.
La seconda sezione contiene: Codice e descrizione campioni
La terza sezione contiene: codice, descrizione, norma;
La quarta sezione contiene: le firme dei responsabili delle prove e del RL.
Le pagine successive contengono, ognuna, una sezione d'intestazione dei dati del laboratorio, il numero del Rapporto di Prova, il numero di pagina ed il numero di pagine totali del documento ed un corpo contenente i risultati dell'analisi.
Queste pagine sono identificabili dalla dicitura "Inizio del Rapporto di Prova" posta all'inizio della prima pagina contente i risultati dell'analisi e sopra da quella "Fine del Rapporto di Prova" posta alla fine di tutto il documento. Il Rapporto di Prova indica anche la presenza di pagine allegate (grafici, spettri ecc), la foto del campione se richiesta, la presenza del "campione bollato" se richiesta o la dizione "Materiale esaurito nelle prove". Gli allegati sono acclusi al Rapporto di Prova e creato un documento pdf, bloccato e firmato digitalmente che costituisce la copia conforme del rapporto di prova; l’eventuale stampa cartacea del rapporto di prova è contrassegnata mediante il timbro apposito. I Rapporti di Prova sono sempre redatti su modello riportante l’intestazione del laboratorio. L'originale in forma cartacea reca, su tutte le pagine, il timbro a secco della Repubblica Italiana. Il Rapporto di Prova è firmato digitalmente dal/dai Responsabile/i delle prove e dal RL o dal RSQ o dal Legale rappresentante.
Ogni allegato in forma cartacea è siglato dall'Analista e timbrato con timbro a secco della Repubblica Italiana.
7) Traduzione in lingua: su richiesta del committente è possibile avere il rapporto di prova in lingua o la traduzione in lingua del rapporto di prova in italiano; nel primo caso il rapporto di prova è analogo a quello in lingua italiana, nel secondo caso la traduzione è allegata al rapporto di prova in italiano, utilizza lo stesso modello del rapporto di prova in italiano salvo per la dicitura (Traduzione in lingua) sotto il numero del rapporto di prova della prima pagina ed è trattata come un normale rapporto di prova, ovvero, segue lo stesso iter di verifica, firma ed archiviazione;
8) qualsiasi parere ed interpretazione diversa da dichiarazioni di conformità ai requisiti e/o alle specifiche è considerato un commento tecnico e non può essere inserito nel Rapporto di Prova.
Il LABORATORIO BUZZI produce, tuttavia, Relazioni o Commenti Tecnici del tipo interpretativo o rispondere a quesiti specifici direttamente posti dal committente.
Tali commenti possono essere accompagnati da Rapporti di Prova che contengono risultati di analisi effettuate a sostegno delle tesi espresse nei Commenti Tecnici.
I commenti tecnici, firmati dal redattore, sono sempre prodotti separatamente dal Rapporto di Prova.
9) la copia elettronica .pdf, bloccata e firmata digitalmente, dei Rapporti di Prova (copia conforme) è conservata per un numero di anni illimitato; tutta la documentazione cartacea afferente alle prove è inserita negli appositi raccoglitori, archiviata e conservata per 11 anni.
10) il Rapporto di Prova viene controllato dal Responsabile dell'Analisi confrontando i risultati con i dati dei fogli di lavorazione, firmato e passato alla firma del Responsabile del Laboratorio o dal Responsabile autorizzato a firmare in sua vece.

CONSEGNA RISULTATI

11) tutti i rapporti di prova in formato elettronico .pdf sono automaticamente inviati dal sistema informatico del laboratorio agli indirizzi mail comunicati dal committente e scaricabili dal portale WEB; se richiesti in forma cartacea è prevista la spedizione postale o per corriere. In questo caso, l'addetto della Segreteria Tecnica predispone la spedizione, altrimenti se è previsto che il ritiro del Rapporto di Prova sia effettuato dal committente stesso, l'addetto della Segreteria Tecnica avverte telefonicamente il committente del termine dell'analisi;
12) se il Rapporto di Prova è ritirato a mano dal committente, l'addetto della Segreteria Tecnica consegna la copia con l’eventuale Campione Bollato e registra l'avvenuta consegna sulla documentazione cartacea da archiviare; se invece il Rapporto di Prova è spedito per posta, fa fede il protocollo di spedizione, mentre se è spedito per corriere fa fede la data di presa in carico da parte del corriere riportata sul Documento di Trasporto (DDT);
13) la fatturazione avviene a fine mese, e la fattura elettronica in formato .pdf è automaticamente inviata dal sistema informatico del laboratorio agli indirizzi mail comunicati dal committente, per cui la fatturazione risulta differita rispetto al ricevimento del Rapporto di Prova da parte del Committente;
14) il pagamento del servizio di analisi avviene mediante Bonifico Bancario sul conto corrente dell’istituto, indicato dettagliatamente in fattura. La fatturazione viene effettuata a fine mese, con pagamento a 30 gg. data fattura. In casi eccezionali e motivati, il pagamento può essere effettuato in contanti o con assegno, direttamente alla segreteria del laboratorio, che rilascia una ricevuta scritta del pagamento ricevuto.


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